Consultoria e Implementação

Gerenciamento de Projetos

“O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado por meio do: início, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. O gerente de projetos é a pessoa responsável por cumprir os objetivos do projeto”. (Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, 2004, tradução livre).

Através do uso de métodos comprovados de planejamento e controle de Gerenciamento de Projetos, os objetivos do mesmo serão definidos e alcançados com a cooperação de uma equipe multidisciplinar em três domínios - escopo, tempo e custo.

Definir o caminho correto para o sucesso é a meta que nossa comprovada metodologia se propõe a superar. Esse caminho consiste em um ciclo de vida que conecta o início ao final do projeto, onde também são definidas as principais atividades e entregas.

A equipe gerencia as tarefas do projeto, que geralmente envolvem:

• Balanceamento de demandas conflitantes no escopo, tempo, custo, risco e qualidade do projeto;
• Satisfação de diferentes stakeholders com suas respectivas necessidades e expectativas;
• Cumprir os requisitos estabelecidos;

Benefícios para o Cliente

• Projetos guiados por especialistas em gerenciamento de projetos.
• Utilização dos melhores processos, ferramentas e metodologias do mercado.
• Projetos planejados com precisão.
• Riscos calculados e mitigados.
• Expectativas realistas claramente definidas.
• Entregas e resultados claramente definidos.
• Projetos entregues com sucesso em todos os níveis de complexidade.
• Eficácia com relação ao tempo, recursos e controle de qualidade.
• Gestão integrada de tarefas e mudanças.
• Benefícios claramente ligados aos resultados do projeto.
• Projeto com aprovação de fase pelo cliente.
• Informações altamente precisas para decisões em todos os níveis.

Atividades Principais

• Realizar reuniões periódicas (remotas ou no local) sobre a execução do projeto.
• Elaboração do Plano de Gerenciamento do Projeto, o mantendo atualizado.
• Homologação do Plano de Gerenciamento do Projeto junto ao gerente de projeto do cliente.
• Receber e encaminhar solicitações de alteração do escopo contratado e providenciar, quando necessário, aprovação, revisão documental e notificação de alteração.
• Acompanhar e controlar a execução do projeto, tomando as ações necessárias para atingir as metas estabelecidas.
• Facilitar a comunicação entre as equipes envolvidas.
• Conduzir verificações de controle periódicas para identificar possíveis desvios.

Entregas Principais

• Plano de gerenciamento do projeto.
• Relatório periódico do status do projeto.
• Registro e gerenciamento de solicitações de mudança.
• Registro de tarefas e mentoria.
• Homologar formalmente a conclusão das fases do projeto.
• Fornecer apoio através de um gerente de projeto dedicado (ponto central de contato do projeto).

Instalação

O objetivo deste serviço é realizar a instalação e homologação de componentes no ambiente do cliente, de acordo com os requisitos de hardware, software e rede pré-definidos.

A instalação consiste em disponibilizar a aplicação para acesso, validando-a nas interfaces com rede, e-mail, base de dados e serviços dependentes.

Por definição, o serviço de Instalação disponibiliza à aplicação todas as suas funcionalidades para acesso na rede interna do cliente (intranet). O cliente é responsável por fornecer acesso externo à aplicação (internet), uma vez que é o cliente quem tem domínio sobre as regras de segurança e configurações de rede de seu ambiente.

Benefícios para o Cliente

• Especialistas dedicados a realizar instalações no ambiente de TI do cliente.
• Execução da instalação de acordo com padrões que garantem a qualidade do processo.
• Garantia de conformidade com requisitos pré-definidos.
• Homologação da instalação para identificação de eventuais incompatibilidades com o ambiente de TI do cliente.
• Documentação padronizada para atender aos requisitos regulatórios e de qualidade.

Atividades Principais

• Instalação dos produtos adquiridos.
• Criação de objetos (tabelas, campos, visualizações, etc.) no banco de dados.
• Elaboração de documentação detalhando todo o ambiente de instalação.
• Homologar as funcionalidades do aplicativo que se integram ao ambiente de instalação.

Entregas Principais

• Produtos instalados de acordo com os padrões.
• Aplicativo homologado em termos de respeito às interações com o meio presente.
• Documentação detalhada, incluindo relatório de qualificação de instalação.

Linux + Pacote de Platformas (Máquina Virtual)

O objetivo deste pacote é fornecer um ambiente virtualizado pronto (VMWare ou Hyper-V), com o sistema operacional Linux e SoftExpert Suite já instalados. Este ambiente já está homologado e possui todos os componentes relacionados ao ambiente operacional e aplicativo, configurados e ajustados para maior desempenho e melhor aproveitamento.

O pacote de instalação do Linux Environment + SoftExpert Suite (ambiente virtualizado) refere-se à disponibilização de uma máquina virtual desenvolvida pela SoftExpert pronta para uso do cliente, exigindo apenas ajustes oportunos na rede, datacenter e serviços dependentes.

O cliente é responsável por carregar o ambiente adquirido na estrutura de seus sistemas virtualizados (VMWare ou Hyper-V) bem como por disponibilizar a aplicação para acesso externo (internet), já que ele tem o domínio quanto às regras de segurança e configurações de sua rede.

Benefícios para o Cliente

• Ambiente virtualizado contendo o sistema operacional e o aplicativo ProcessEra configurados com os melhores ajustes em relação ao funcionamento e desempenho do aplicativo.
• Ambiente amplamente testado e aprovado de acordo com as normas e recomendações da ProcessEra, garantindo assim a qualidade do processo.
• Administração remota do ambiente virtual Linux e do aplicativo SoftExpert (quando contratado serviço RSA).

Atividades Principais

• Configurar as informações referentes à rede, datacenter e serviços dependentes dentro do ambiente virtualizado.
• Criar objetos (gráficos, campos, visualizações, etc.) no datacenter.
• Aprovar funcionalidades básicas do aplicativo para interagirem no ambiente já disponível.

Descoberta

O objetivo deste serviço é identificar o modelo de trabalho e gestão da empresa, seus pontos fracos e fortes, requisitos de treinamento, fatores de sucesso de projetos, cenários de uso e fluxo de processos.

In the context of Terzion|DX's solution implementation process, this is without a doubt the most important service. The origination of decisions and actions taken according to the customer’s specific needs and requirements will develop from this. The way in which the system will be parameterized and, as a consequence, all the business processes served by the application will be based on this stage.

Por meio de entrevistas com gestores e usuários, bem como de uma análise da documentação do sistema e dos processos existentes, será realizado um estudo com o foco em alinhar os objetivos da empresa com as as necessidades e expectativas de melhorias da organização através do uso dos aplicativos ProcessEra .

Com base nas informações estudadas, serão elaborados modelos de referência de processos. Esses modelos são uma forma de representar os processo de negócios da empresa onde a implementação está ocorrendo. Eles se diferenciam entre os que descrevem a situação atual (chamados de modelos “AS-IS”) e os modelos que expressam a situação futura desejada (chamados de modelos “TO-BE”).

Dentre as opções disponíveis no modelo de referência do sistema, são selecionadas as alternativas mais adequadas para atender aos requisitos da empresa.

Benefícios para o Cliente

• Formalização dos processos de negócios existentes e identificação das oportunidades de mudança. Tais operações resultam na compreensão dos processos, redução de gargalos, remoção de etapas, automação de fases manuais e, se necessário, à reengenharia total ou parcial dos fluxos.
• Há uma transição do modelo “Caixa Preta”, onde não é possível observar o modo de operação em detalhes, para uma “caixa transparente”, onde é possível observar e saber como realmente funciona o andamento da organização.
• Documentação clara e identificação dos requisitos a serem atendidos pelo sistema.
• Os resultados esperados são bem definidos e documentados.
• Definição clara do foco nas atividades necessárias para o processo de mudança proposto.
• Obter e fornecer uma compreensão profunda sobre o negócio a todos os envolvidos nele.
• Facilidade na automação de fluxos de processo de maneira eficiente e duradoura.

Atividades Principais

• Documentação do fluxo de dados e das necessidades do processo específicas do cliente.
• Analise de fluxos e documentação de requisitos.
• Elaboração e apresentação de proposta do cenário atual com base em prioridades e necessidades.
• Elaboração e apresentação de proposta de cenário futuro.

Entregas Principais

• Modelo de cenário atual (AS-IS) - baseado na necessidade.
• Modelo de cenário futuro (TO-BE).
• Registro de requisitos não aderentes e alternativas de implementação.
• Catálogo de mudança.

Configuração da Aplicação

O serviço de Configuração de Aplicativos possibilita a criação de padrões de parametrização de ambiente para atender ao cenário proposto. Ao garantir o máximo aproveitamento das funcionalidades, permite ainda mais ao cliente a futura administração independente do sistema.

São realizadas as configurações e parametrizações iniciais de registro e fluxo do processo. O envolvimento dos principais usuários nas atividades de configuração é de vital importância para garantir a sua satisfação e total conformidade com os padrões estabelecidos. Seguindo a definição inicial, os usuários-chave continuam o processo e concluem a entrada de dados necessária para concluir a parametrização.

Simulações em escala reduzida também são realizadas para validar os padrões definidos, garantindo assim o sucesso das atividades em larga escala.

As informações geradas pelo serviço de descoberta (mapeamento de processos e definição de requisitos específicos do cliente) servem como uma fonte valiosa de referência para atividades de parametrização.

Benefícios para o Cliente

• Obter o máximo uso dos recursos do sistema.
• Preparação de pessoal para realizar a futura administração do sistema de forma independente.
• Definição de padrões de configuração sólidos e estáveis.

Atividades Principais

• Criação de parâmetros no ambiente operacional para lidar com fluxo de dados funcionais e requisitos / necessidades identificados.
• Conduzir um treinamento dedicado para os métodos de configuração trabalhados com os principais usuários e responsáveis.
• Simular fluxos parametrizados do sistema para cumprir as expectativas documentadas.

Entregas Principais

• Padrões de parâmetros registrados.
• Treinamento dos principais usuários para administração independente do sistema.
• Documentação dos serviços executados.

Suporte ao vivo

Por mais que a equipe tenha sido bem treinada e engajada no processo de implementação, é natural que surjam dúvidas e questionamentos nas primeiras etapas de um novo sistema.

O serviço Suporte ao vivo tem como objetivo auxiliar os usuários, in loco, a garantir a entrada do sistema  na produção e acompanhar sua utilização por um período suficiente para completar a operacionalização das novas soluções.

Os usuários se sentirão mais confortáveis ao começar a usar o novo aplicativo, pois terão um consultor próximo a eles pronto para esclarecer qualquer dúvida. As dúvidas iniciais são rapidamente esclarecidas e o nível de atenção oferecido neste momento é muito maior.

Outro benefício importante é a ajuda na superação da resistência à mudança, natural em qualquer processo de implementação envolvendo novas aplicações.

O Suporte ao vivo é realizado em um ambiente de produção de sistema onde o usuário terá a liberdade de expressar e solucionar suas dúvidas sobre novos aplicativos diretamente com o consultor, auxiliando-o em seu trabalho.

Benefícios para o Cliente

• Rapidez no esclarecimento de dúvidas e questionamentos no início de novas operações do sistema.
• Entrada garantida na produção após a conclusão de todas as fases de implementação anteriores.
• Apoio na superação da resistência à mudança.
• Consolidação dos objetivos e metas traçadas para a implementação.

Atividades Principais

• Resolver as dúvidas dos usuários no início do trabalho com o novo sistema.
• Ajuda em qualquer parametrização e ajustes de configuração.
• Facilitadoção em processos envolvendo diferentes departamentos / equipes da empresa.

Entregas Principais

• Suporte no local para usuários.
• Documentação dos serviços executados.

Assistência Pré-Auditoria

A auditoria do sistema de gestão é sempre um momento de grande estresse e ansiedade para uma organização, por mais bem preparada que ela esteja. Mesmo que os requisitos normativos sejam claramente definidos em relação à auditoria, sempre há margem para interpretações subjetivas. É possível que algum detalhe despercebido possa escapar, comprometendo todo o esforço e dedicação até aquele momento.

Com o objetivo de minimizar riscos e proporcionar tranquilidade ao cliente neste momento importante e decisivo, a ProcessEra oferece o serviço de Assistência Pré-auditoria.

Como consultores da SoftExpert, especializados na norma ISO 9001, aplicamos um checklist para verificar se, do ponto de vista dos sistemas SoftExpert, está tudo em ordem. Quaisquer anomalias são imediatamente identificadas e planos de ação oportunos para lidar com elas podem ser colocados em prática.

Muitas são as situações típicas que merecem atenção antes da realização de uma auditoria, como liberação de pendências, alteração de prazos de planos de ação, premissas em documentos e acesso ao sistema, entre outras.

Em relação à auditoria, é sempre melhor prevenir do que remediar.

Benefícios para o Cliente

• Transmissão de boas práticas.
• Suporte de um consultor especializado.
• Segurança e tranquilidade para realização de auditoria.
• Minimização de riscos.
• Preservação do investimento na implementação do sistema de gestão.

Atividades Principais

• Aplicação de checklist aos sistemas dentro do escopo da solução EQM para identificar divergências e pontos importantes.
• Ajuda na compilação de planos de ação para lidar com quaisquer anomalias encontradas.
• Transmissão de boas práticas nı uso de aplicativos.

Entregas Principais

• Lista de verificação preenchida com quaisquer ocorrências detectadas.